一、由校办公室负责公文处理、管理和保密工作，公文处理必须做到及时、准确、安全，由办公室对公文进行统一收管、登记、分办、传送和立卷归档。
二、严格收文制度，专人承办公文，其他人员一律不准擅自拆阅、收留、积压文件，以免贻误工作。
三、收文要按照公文处理程序，办理收文登记、分办、催办、催送，存档、立卷等。
四、有关学籍资料每期收集一次，每学年立卷归档。
五、凡是在学校各项活动中形成具有查考利用价值的各种文字、图纸和声像（包括党、政、工、团以及教学、科研、财会、基建、人事、保卫等工作中形成的文件材料、声像制品都属于归档范围。其归档时间，一般材料按教学年度立卷归档，文书、财会材料可按年度立卷归档。
六、需要归档的各种文件材料应齐全完整，并进行分类、立卷。案卷应做到分类清楚，保管期限准确，标题简明确切，便于保管利用。归档文件材料要字迹清晰，不要用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。